MÓDULO XIII - Programa 5S da Qualidade

Desenvolvido no Japão, pós Segunda Guerra Mundial, o Programa 5S (conhecido também como Housekeeping) era um método utilizado pelos pais para ensinar a seus filhos os princípios educacionais que levarão até a fase adulta.

Mas apesar de ter sido idealizado para difundir princípios educacionais, o Programa 5s é uma importante ferramenta para a implantação e a consolidação da Gestão da Qualidade Total, pois se trata de um ciclo, onde as ações sempre estão se renovando devido a constante busca pela qualidade.

Mesmo tendo surgido no extremo oriente do planeta, a sua essência percorre o mundo e está presente em qualquer nação, sociedade, família ou pessoa que tenha bons hábitos, que zele pela higiene, pela segurança, pelo bem-estar e tenha sensatez e respeito para com o próximo.

O Programa 5S, sob o ponto de vista do trabalho, é um método voltado para administrar mudanças comportamentais na organização, fundamentado no envolvimento e consciência das pessoas, que através das suas ações cria um ambiente propício para uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional.

O termo “5S” refere-se a cinco palavras em japonês que começam com a letra S e sintetizam as cinco etapas do programa, mas em português a expressão que melhor traduz a letra S é “senso”, que segundo Aurélio Buarque de Holanda significa “faculdade de apreciar, julgar e entender”. As palavras japonesas que deram origem ao Programa 5S são: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Que ao serem traduzidas para o português se tornaram, respectivamente, os sensos: de utilização, de ordenação, de limpeza, de saúde e de autodisciplina.

13.1. SEIRI - Senso de utilização

Aplicar o senso de utilização significa utilizar os recursos disponíveis com bom senso e equilíbrio, evitando desperdício, ociosidade e carência. Ou seja, manter em um ambiente, somente aqueles recursos que são necessários para desempenhar as ações em vista.

É comum nesta primeira fase do Programa 5S a organização criar frases curtas e esclarecedoras para expressar o conceito de “utilização”, o que proporciona uma rápida absorção pelos funcionários.

Eis alguns modelos de frases muito típicas para comunicar o senso de utilização através de cartazes:

Adquirir e praticar o senso de utilização propicia, tanto à empresa quanto aos empregados, benefícios a curto, médio e longo prazo, como: disponibilização de espaço, reciclagem de recursos, realocação de pessoas e máquinas que não estão desenvolvendo plenamente, combate o excesso de burocracia e minimização de custos.

O combate ao desperdício é o foco desse primeiro senso, pois as organizações controlam muito bem aquilo que conseguem visualizar através de relatórios e que representativos, mas quando se trata de quantias ou percentuais insignificantes costumam desprezar. Isso acaba implicando em gastos que se somados podem representar muito mais do que o maior gasto controlado.

Um exemplo pode ser encontrado no próprio fluxo de caixa. Algumas contas como: fornecedores, custos com produção/comercialização, folha de pagamento, etc. são constantemente monitoradas, porém, contas menos expressivas, como: material de expediente, transporte, tarifas de conta-corrente, etc, são, usualmente, desprezadas. Ou seja, as empresas podem estar os seus lucros pelo ralo.

O esquema exibido a seguir pode ser útil para auxiliar a classificar os objetos e dados necessários e os desnecessários para a execução de algumas tarefas. Essa classificação é o primeiro passo para a aplicação do senso de utilização.

13.2. SEITON - Senso de ordenação

A ordem facilita a posterior utilização, diminuindo o tempo de busca. A proximidade entre os sensos de utilização e de ordenação é tal que no Japão é feita uma referência ao seiri/seiton, representando um único conceito. Não há uma linha divisória clara entre eles porque ambos se completam nos seus princípios. Na versão brasileira se achou melhor a distinção entre eles para dar maior ênfase a cada um deles, o que também facilita o aprendizado, até porque a ordenação dos itens segue, naturalmente, a seleção do que é necessário e desnecessário.

O senso de ordenação tem como filosofia disponibilizar os recursos de forma sistemática através de um sistema de comunicação visual objetivo que possibilite o rápido acesso quando for preciso, evitando a perda de tempo.

Para esse sistema de comunicação, a ordem é utilizar frases do tipo:

Porém, são necessárias a padronização e a criação de referências visuais, marcando o lugar exato de cada coisa, para que a prática da ordenação se torne um hábito entre os funcionários. Só a exortação por meio de discursos e frases de efeito não causará o incentivo que se pretende.

Os benefícios proporcionados pela ordenação são: a economia de tempo; a melhoria do fluxo de materiais e de pessoas; a diminuição de stress ocasionado por buscas mal sucedidas; a otimização dos movimentos, evitando desgastes de equipamentos e cansaço físico; etc.

Para se praticar a ordenação são necessárias algumas ações, como:

13.3. SEISO - Senso de limpeza

Aplicar o senso de limpeza, após descartar o que é desnecessário e ordenar o que restou, significa ter esmero com as coisas e com o espaço físico, praticar a limpeza de forma habitual e rotineira, melhorar a aparência e o estado de conservação das coisas, além de não deixar sujar.

Um item muito importante para ser discutido nessa etapa do programa é o estado de limpeza e conservação de banheiros e áreas destinadas à limpeza e higienização. Esses ambientes impactam diretamente na qualidade de vida dos funcionários e na produção e se estiverem à disposição do uso dos clientes, como o caso dos banheiros, deve-se ter uma atenção especial.

Ironicamente, algumas empresas, querendo impressionar, exageram na construção de banheiros luxuosos para seus clientes e empregados. Isso pode causar um efeito reverso de satisfação, dependendo do ambiente.

Como nas duas fases anteriores, a empresa utilizar frases para motivar seus empregados a praticar o senso de limpeza. Alguns exemplos são:

Manter o ambiente e a si mesmo limpos, acarreta um sentimento de bem-estar, o que importante para se iniciar qualquer atividade, além de transmitir excelência aos clientes. Quanto às máquinas e aos equipamentos devem estar sempre limpos e com a manutenção em dia para evitar acidentes ou desgaste exagerado.

Algumas ações devem ser implementadas para assegurar que o senso de limpeza seja praticado, como:

13.4. SEIKETSU - Senso de saúde

Nessa fase do programa a atenção é focalizada na criação, pela empresa, de condições favoráveis à saúde física e mental de seus empregados, para proporcionar um ambiente saudável, livre de poluição e com boas condições sanitárias nas áreas que são comuns, como: lavatórios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.

Portanto, empresas excelentes requerem empregados com um ”senso de saúde”. Não adianta medicar os empregados ou licenciá-los quando ficam doentes, pois, agindo assim não lhes será garantida a saúde.

No Programa 5S, a prática do senso de saúde requer, impreterivelmente, que os três sensos anteriores tenham sido alcançados com êxito, e que sejam tomadas providências, de forma rotineira e habitual, no que diz respeito a higiene, segurança no trabalho e saúde pessoal.

As frases que são muito utilizadas para motivar os funcionários para o senso de saúde – por mais que seja uma iniciativa da administração – são:

O benefício referente ao senso de saúde é evidente, já que o objetivo é, não fugindo do espírito capitalista, preservar a vida para que o empregado consiga transformar sua energia física e mental em bens e serviços. Pois, cada dia não trabalhado ou trabalhado sem energia e entusiasmo, produz perdas financeiras à empresa.

A organização pode incentivar o senso de saúde através das seguintes ações:

13.5. SHITSUKE - Senso de autodisciplina

O senso de autodisciplina busca ter todas as pessoas comprometidas com as normas técnicas e condutas éticas, com o objetivo de proporcionar a melhoraria contínua ao nível pessoal e profissional. A obediência aos sensos anteriores deve ser um hábito adquirido. Quando a autodisciplina é atingida a responsabilidade de seguir estes princípios no trabalho e no lar, passa a ser desempenhada sem cobrança.

A prática deste senso está intimamente relacionada à observação e à avaliação da rotina que foi estabelecida durante a implantação dos sensos de utilização, ordenação, limpeza e saúde.

Algumas frases que podem ser utilizadas nesse senso:

O êxito na implantação desse senso influi positivamente para a melhoria contínua da qualidade, através da consolidação dos conceitos analisados e praticados no Programa 5 S.

A autodisciplina pode ser estimulada a partir de algumas ações, como:

Compartilhar missão, visão e princípios que direcionam e regem a organização.